Rok za Listu kategorija arh. i dokumentarnog materijala?

Ukoliko još niste poslali Zahtev za davanje saglasnosti na vašu Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala nadležnom arhivu, prenosimo da je Istorijski arhiv Beograda produžio rok za dostavljanje liste kategorija do daljnjeg. U januaru će objaviti novi rok.

Tačnu vest možete pročitati na sajtu Istorijskog arhiva Beograda

Predlažemo da pročitate i najčešće postavljena pitanja

Kako formiramo Listu kategorija?

Lista kategorija dokumentarnog materijala i arhivske građe bi trebalo da bude izrađena u skladu sa realnim potrebama preduzeća. Predlog neke opšte liste kategorija možete preuzeti sa paragraf.rs

Ova lista kategorija ima nešto više od 240 kategorija i treblo bi da bude dopunjena kategorijama koje se odnose na specifične dokumente iz delatnosti preduzeća. Dodatno, preporuka je da se iz liste izbace ili objedine kategorije koje nisu u skladu sa načinom rada ili koje se odnose na dokumenta koje se ne koriste u poslovanju.

Malim poslovnim sistemima, kao i sistemima koji imaju jednostavne procese, ova lista može biti suviše široka. Naš novi sistem za arhiviranje dokumenata "eArhiv.rs" će biti postavljen nad skraćenom listom od 72 kategorije. Korisnici ovog sistema će moći da preuzmu tu skraćenu listu i da nad njom kreiraju na kraju godine "arhivsku knjigu". Ukoliko ste korisnik eDokument sistema, možemo vam dostaviti ovu listui na zahtev i pre lansiranja "eArhiv.rs".

Šta je Zakonska obaveza?

Iako je i pre donošenja novog Zakona o arh. građi postojala obaveza dostavljanja arhivske knjige, novi Zakon je uveo strože kazne za nepoštovanje ove obaveze.

Prvi korak je donošenje nekoliko internih akata preduzeća, uključujući i Listu kategorija arhivskog i dokumentarnog materijala. Ova Lista kategorija se šalje nadležnom arhivu koji izdaje saglasnost na nju. Rok za dostavljanje Liste je bio 31.12.2021., ali je produžen do dlajnjeg.

Drugi korak je slanje prepisa Arhivske knjige do 30.04.2022. za materijal nastao u 2021. Ukoliko niste ranije slali arhivsku knjigu, portebno je retroaktivno popisati ranije nastalu dokumentarnu građu.

Saglasnost na Listu kategorija - šta se dostavlja?

Ukoliko to već nije urađeno, trebalo bi poslati nadležnom Arhivu Obaveštenje o osnivanju. Ovde je dovoljan Osnivački akt i Izvod iz APR-a, oba dokumenta se šalju kao kopija.

Za Saglasnost na listu kategorija se šalje Zahtev, kao i 2 overena primerka sledećih dokumenata:

  • Lista kategorija arh. građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (2 primerka u originalu)
  • Pravilnik o načinu evidentiranja dokumentarne i arhivske građe (2 primerka u originalu)
  • Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata (2 primerka u originalu)

Detalje i relevantna pravna tumačenja, kao i modele potrebnih dokumenata možete pronaći na sajtu Paragraf Lex-a

O rešenju

eDokument Polisign je sistem koji danas koristi oko 2.700 pravnih lica u svom poslovanju u Srbiji. eDokument PoliSign je, pre svega, udoban sistem za sigurnu razmenu elektronskih dokumenata između pravnih lica. Za razliku od dobro poznatih softverskih rešenja za razmenu mašinski čitljivih podataka između IT sistema (EDI, XML servisi itd.), eDokument Polisign je sistem za razmenu elektronskih dokumenata čitljivih „ljudskom oku“ (fakture, knjižna odobrenja, IOS-i...).

Po čemu se slanje elektronskih dokumenata Polisign sistemom razlikuje od slanja email-om?
Konvencionalni i danas najzastupljeniji medijum za razmenu elektronskih dokumenata je email. Međutim, u poslovnoj praksi, posebno kada su u pitanju finansijska dokumenta, neretko je potrebna informacija da li je druga strana primila dokument koji joj je prosleđen elektronskom poštom i kada. eDokument Polisign kao standardnu funkcionalnost podržava tzv. dokaz o prijemu. Dokaz o prijemu je (novi) elektronski dokument koji se automatski generiše kada primalac preuzme dokument koji mu je prosleđen kroz eDokument Polisign sistem. Na taj način pošiljalac nepogrešivo može znati da je primalac preuzeo elektronski dokument koji mu je namanjen, što je karakteristika koja Polisign sistem suštinski razlikuje od elektronske pošte.
Više elektronskih potpisa na jednom dokumentu
Ukoliko primalac dokumenta koristi eDokument Polisign aplikaciju, osim što dokument koji mu je prosleđen može da preuzme, može isti dokument da potpiše svojim kvalifikovanim elektronskim sertifikatom i takav, obostrano potpisani dokument vrati pošiljaocu, nenapuštajući eDokument Polisign aplikaciju. Ovakva postavka sistema, posebno je pogodna za razmenu dokumenata kao što su knjižna odobrenja, koja pre knjiženja u knjigovodtsvenom sistemu pošiljaoca, moraju biti potpisana od strane primaoca.
Jednostavna implementacija rešenja

Kompletan proces postavke i podešavanja eDokument Polisign sistema traje kraće od jednog radnog dana. U ovom kratkom periodu:

  • Biće izvršena integracija sa robno-materijalnim ili knjigovodstvenim softverom klijenta, tako da se dokumenta koja se u njima generišu mogu direktno učitati u Polisign aplikaciju bez napuštanja radnog softvera.
  • Polisign aplikacij biće podešena tako da klijent može koristiti svoj kvalifikovani elektronski sertifikat za potpisivanje dokumenata (pojedinačno i masovno)
  • Korisnik je obučen za rad u aplikaciji

eDokument login






Postavi novu lozinku ->



Datum: 24.09.2023
Registrovanih pravnih lica: 2463
eDokument PoliSign - sigurniji, brži, pouzdaniji način…

Izdavanje elektronskih dokumentata (faktura, knjižnih pisama, izvoda otvorenih stavki…) je sada jednostavnije, pouzdanije i sigurnije od izdavanja papirnih dokumenata! Pošaljite elektronski potpisane dokumente i pratite njihov status u tri jednostavna koraka korišćenjem eDokument PoliSign aplikacije:

  1. Dokumente pošaljite na štampu na virtuelni štampač koji ćemo Vam instalirati (generiše PDF fajlove umesto štampe na papiru)
  2. eDokument PoliSign aplikacija će Vam omogućiti masovnu obradu dokumenata (automatsko adresiranje i masovno potpisivanje)
  3. Na klik pošaljite sve dokumente i pratite njihov status u realnom vremenu (poslat –> čeka na preuzimanje –> uručen –> obostrano potpisan)

Unapređenje radnog procesa, kontrola, jednostavnost korišćenja bez povećanja troškova poslovanja!

Iskoračite u izdavanje elektronskih dokumenata odmah. Implementacija u jednom danu, podržana integracija sa bilo kojim IT sistemom koji već koristite i lako usvajanje Vam omogućavaju da u roku od svega nekoliko dana izdate svoje prve elektronske dokumente.

Pogledajte jednostavnost sistema na primeru obrade i potpisivanja ulaznih knjižnih pisama:


Kontakt
Za informacije o našim uslugama, podršku i pomoć u radu nam pošaljte email ili pozovite naš korisnički servis.

Đorđa Stanojevića 9/45, 11070 Novi Beograd

Adresa sedišta

011/400-2385

Kontakt telefon

edokument.podrska@aserta.rs

Korisnička podrška
Po prijemu poruke ćemo Vas kontaktirati u najkraćem mogućem roku.

NOVOSTI

Novo - eIsplatni listići

Sistem za internu dostavu dokumenata

01.06.2019 - eIsplatni listić

Na platformi eDokument PoliSign, od 01. juna 2019 je u ponudi rešenje za internu dostavu potpisanih dokumenata Vašim zaposlenima:

  • Da li dostavljate svojim zaposlenima isplatne listiće svaki mesec?
  • Da li su dokumenta koja su primili potpisana/overena?
  • Da li imate dokaz o prijemu od strane svakog zaposlenog?
  • Da li želite da ceo ovaj proces završite u svega nekoliko klikova?

Ako pođemo od pretpostavkje da neko može za samo 5 minuta da odštampa, adresira, pronađe zaposlenog, uruči mu kovertu sa isplatnim listićem, uzme mu potpis kojim potvrđuje prijem, dolazimo do interesantne matematike.


Sistem od 450 zaposlenih troši 37.5 čovek sati samo na dostavu isplatnih listića! Ukoliko sistem ima udaljene lokacije ovaj broj se dramatično uvećava.

Da li ste znali da štampa jednog isplatnog listića košta minimalno 6 dinara?


Probajte

i završite proces u svega par sati!

Partneri

Korak bliže korisnicima

Ukoliko ste zainteresovani za uslugu eDokument, rado ćemo Vam organizovati prezentaciju i postaviti potpuno funkcionalan demo sistem. Za sve detalje i informacije kontaktirajte nas direktno ili kontaktirajte partnera i ovlašćenog distributera ove usluge
Kontakti

Aserta doo
Đorđa Stanojevića 9
Beograd
email: edokument@aserta.rs

Najave

Od 01.06.2019 u ponudi eIsplatni listići




Priča o uspehu

Pročitajte studiju slučaja našeg najvećeg korisnika.

Rezultati:


* Vreme izdavanja knjižnih pisama višestruko skraćeno.


* Rasterećeni logistički resursi.


* Kontrola - dostupne informacije o statusu izdatih dokumenta.


* Višestruko skraćeno vreme čekanja na obaveštenje o ispravci prethodnog poreza.


RESURSI

eDokument PoliSign instalacija
NAPOMENA: ukoliko na računaru nemate .Net 4.5, preuzmite ga ovde. Source možete preuzeti sa ove adrese

  • Pokrenite instalaciju ovde: Instaliraj
    PoliSign...
  • Nakon preuzimanja fajla "eDokumentPoliSign.application" izaberite "Keep"
  • Pokrenite preuzeti fajl

NAPOMENA:
Na upozorenju koje će pokazati Windows "Smart Screen" (slika ispod) izaberite "More info" i odobrite izvršenje aplikacije:

Smart Screen

Izaberite "More info" i dozvolite aplikaciji da se instalira



Nakon preuzimanja podesite u aplikaciji u "Settings" delu osnovne parametre

Osnovna podešavanja

Ukoliko nemate pretplatu na neki kvalifikovani server za vremenske žigove,
možete testirati potpisivanje sa vremenskim žigom koristeći testni server PTT (nije kvalifikovani time stamp server).

Korisnička uputstva

Formulari i dokumentacija
Pravila rada eDokumemngt sistema kao i prava i obaveze svih učesnika u razmeni dokumenata možete pročitati u Opštim uslovima poslovanja.
Opšti uslovi poslovanja. Preuzmi
dokument...

Za omogućavanje prijema dokumenata putem eDokument sistema, neophodno je popuniti Pristupni obrazac i dostaviti potpisan priemrak na adresu edokument.podrska@aserta.rs. Ova usluga je besplatna. Pristupni obrazac možete preuzeti ovde:
Pristupni obrazac u PDF formatu. Preuzmi
dokument...
Pristupni obrazac u DOCX formatu. Preuzmi
dokument...

Unapred popunjen pristupni obrazac možete preuzeti nakon popunjavanja forme "Zahtev za novi korisnički nalog" Za dodavanje ili gašenje korisničkih naloga kao i za promenu prava pristupa i omogućavanje pristupa PoliSIgn aplikaciji, neophodno je popuniti Zahtev za izmenom korisničkih prava i dostaviti potpisan priemrak na adresu edokument.podrska@aserta.rs. Obrazac možete preuzeti ovde:
Promena korisničkih prava u PDF formatu. Preuzmi
dokument...
Promena korisničkih prava u DOCX formatu. Preuzmi
dokument...

Ukoliko želite da sistem koristite za potpisivanje, slanje i praćenje statusa dokumenata, neophodno je popuniti Prilog A uz Pristupni obrazac. Komercijalni uslovi su sastavni deo Priloga A. Prilog A možete preuzeti ovde:
Prilog A uz Pristupni obrazac u PDF formatu. Preuzmi
dokument...
Prilog A uz Pristupni obrazac u DOCX formatu. Preuzmi
dokument...

Sertifikati

Da bi vaš računar prepoznao kvalifikovane potpise kao ispravne, neophodno je da instalirate takozvane "root" sertifikate naših ovlašćenih sertifikacionih tela. Možete ih preuzeti sa njihovih oficijalnih sajtova ili sa sledećih linkova:


Uputstvo za instalaciju Root sertifikata:


Preuzmite sertifikat i pokrenite ga. Otvoriće vam se Windows prozor za instaliranje sertifikata. Pratite uputstva.

Nakon "Install certificate" umesto opcije Automatically select ... izaberite opciju Place all certificates in the following store.
Tu je potrebno izabrati "Trusted root cert Authorities" i sve potvrditi sa YES do kraja